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如何策劃一場發布會

免费双色球九宫图过滤软件 www.paeno.icu 如何策劃一場發布會,上海發布會策劃公司是這樣做的!

總體來說,在一場活動的開始,我們都需要做出一份活動策劃案,其中包括活動名稱、活動時間、活動地點、活動主旨、活動對象等多個方面。

1)活動名稱

每場活動我們都需要確定一個名稱,最好是簡單好記的。一般的發布會就是某某公司某某年度新品發布會,有些公司也會在每年度舉辦的活動命名一個朗朗上口的名字,比如XCon、Geekpwn。(去看看華為的新產品發布年度盛會,名字是華為X系列。)

2)活動主題

每次的會議都應該有一個主題,并且要簡單好記,高度概括發布會的核心。

我們2019年的發布會主題是“墨 · 攻防”,從主題上,大家可以看出,我們這次主要發布的是攻防方面的產品。

而2019發布會上的產品就是默安的自主研發的第一款基于攻擊混淆和欺騙技術的威脅情報產品——“幻盾”(現名幻陣,改名于2017年7月),通過在黑客必經之路上構造陷阱,混淆其攻擊目標,精確感知黑客攻擊的行為,發現利用0day漏洞的APT攻擊行為,?;た突緱庠?day等攻擊造成的各種風險(如敏感信息泄露、關鍵基礎設施破壞等)。

而我們在2017年,默安主打的是云計算安全,所以我們2018年的主題為“安全計算未來”,主要結合現階段企業安全所面臨的現狀,提出一些觀點和看法,用云計算安全的理念,打造未來科技安全。

本次的發布會上,我們發布了以安全大腦“Aida”為中心的云平臺安全防護解決方案“磐石”,以及企業SDL安全開發解決方案“靂鑒”,帶領企業安全步入人工智能時代,讓安全前置到研發的每個環節,通過全棧云計算安全服務,為企業提供從研發到運營的全方位安全保障和從云下到云上的一致性安全體驗。

所以,結合我們的兩次發布會主題,大家可以看到,發布會的主題是與主辦方所要發布的新品理念是息息相關的。

3)活動目的

這里主要描述本次活動的主要目的,比如發布一個什么產品或社區,做一個年度頒獎典禮等等?;疃災什灰?,目的也就各不相同。但最終的也就是倆方面:擴大品牌知名度,尋求市場合作機會。

4)活動時間

本次默安科技的2018年度新品發布會,初定的時間是10月26日,后來變化到11月1日,具體原因,我們下面細細講述。

時間沖突性:活動時間的確定主要考慮市場活動的沖突性,在此時間前后2天左右,有沒有行業內大型的活動舉辦,例如某大型知名品牌發布會,某同行友商的行業活動。

本次默安的新品發布會在確定10月26日時,大會議的具體召開時間還沒有公布;等到后來,時間恰巧遇上了大會議,于是我們就把時間順延了一周。

星期的選擇:對于星期幾的選擇,發布會的話,我們一般優先選擇星期三。因為在星期三這天做完活動,公司自己的自媒體平臺可以當天出稿,帶動一波宣傳;星期四媒體可以出稿件,星期五專訪媒體可以出專訪稿件,后面的星期六、星期天我們可以再結合媒體做二次傳播。(參照我們的兩屆年度發布會,時間都在星期三。)

5)活動地點

在選擇活動地點時,我們應該考慮到場地屬性、室內設施、室內搭建以及場地的配套設施。這里特別感謝360補天、安全牛、小米、騰訊、京東等多家小姐姐們的支持和幫助,給我介紹了很多他們的合作酒店。

場地屬性:場地的屬性涉及場地的星級、交通、檔期、容納人數以及環境。首先,我們的發布會選擇酒店為五星級酒店,然后羅列北京市的適合舉辦科技類活動的五星級酒店的名單,再從自己的具體需求方面與酒店檔期方面一一篩選。

我在找場地的時候做了一個挺好玩兒的事情,根據自己的需求,設計了一個Excel表格,紛發給酒店會場銷售人員,讓他們來填表。我真的懶得跟那么多人一個一個地咨詢,一問一答地溝通,一點兒都不綠色環保。不知道他們是不是第一次遇到我這樣懶的客戶,心理陰影有多大,哈哈哈。

室內設施:關于室內設施方面,一般的五星級酒店都不會太差,大家都差不多的規格,這里主要考慮的是酒店的裝修風格(比如水晶燈、壁紙、壁燈)和網絡設施(比如WiFi的穩定性)等。如果有現場直播需求或大的網絡帶寬需求,可以選擇購買網絡專線。

室內搭建:室內搭建這方面,找一個靠譜負責的布展商是非常重要的。有一些酒店本身自帶舞臺和顯示屏或投影布,如果會場要求不高的話,可以用酒店本身的這些設備。如果對舞臺及屏幕要求比較高,可以選擇專業的活動公司,他們會根據主辦方的需求,出一個布展方案。(在這里安利一下,辦發布會找活動管家哈。)

場地配套設施:這里特指交通、住宿及餐飲。我們一般會選擇地鐵沿線,因為地鐵出行是很靠譜的一種出行方式,受天氣影響不大,準時準點,速度較快,風險較低。

住宿方面,有此需求的朋友可以與酒店的場地銷售溝通,與酒店簽訂定價協議,可以拿到比市場價優惠的房價。

餐飲方面,主要是按活動時長和活動性質來定。如果會議超過3小時,一般會準備茶歇或晚宴。茶歇一般在會議中后期舉行,利于會場人員交流走動;晚宴一般位于會議結束,用于賓客答謝或人物頒獎。

6)活動對象

在活動策劃期間,我們需要明確本次活動要針對的對象是誰,這里也涉及到活動目的,涉及到后面的嘉賓邀請、議題準備以及后期的宣傳環節。2C的市場活動,主要是針對服務于自身已有客戶,挖掘潛在的客戶。比如某化妝APP的市場活動,其主要對象為女性,具體到剛剛進入職場需要職場化妝教學的大學生,社會潮人潮流,年輕辣媽,化妝達人等等。

2B的市場活動,其實跟C端的目標一致,服務已有客戶,挖掘潛在客戶。我們的活動對象就是合作伙伴、相關行業區域領域的意見領導者等。

7)參會方式

開放報名式:報名式的會議一般策劃比較早,因為要留一定的時間給大眾參與報名申請、主辦方篩選及后續通知報名者??攀降幕嵋櫓饕糜?C行業或公眾平臺,便于更多對產品或公司感興趣的人員零距離接觸產品或平臺。此種會議一般規模比較大,會議時間以工作日計算。

閉門邀請式:閉門邀請式的會議,參會人員一般在200人以下,主辦方主動邀請自己的參會對象,可以控制參會人員的屬性;同時,一對一發送邀請函,用于入門簽到、識別身份。

8)活動規則

活動規則也就是活動內容。本次會議以什么樣的方式呈現,PPT演講嗎?圓桌會議嗎?還是來一個秀? 這里涉及到的就是會議的質量了。

在國內,PPT演講還是一個主流形式,主辦方選擇本公司的領導人、部門負責人或邀請行業大V參與會議演講,嘉賓圍繞主辦方給出的主題,說說自己的理念和想法,然后拋出一些思考或觀點。國外發布會上那種freestyle的脫口秀,老羅做到了,并且吸引了一大波脫口秀粉絲。

9)推廣渠道

投放時間:活動前的預熱宣傳,活動中的實時直播,活動后的收尾宣傳。所以,活動的宣傳是貫穿與整場活動的始終。具體每一步的宣傳投放,大家視情況而定。

投放渠道:關于渠道,這里可以用本公司已有宣傳渠道,也可跟各大行業媒體的一級賬戶溝通,還可預約線上的如互聯網各大門戶網站廣告位、線下的如商業中心、公共交通等公眾場合的廣告位。

投放位置:投放資源不同,受眾不同,投放位置也就不同。新品或活動宣傳,可以選擇自媒體平臺、商業媒體平臺,主要宣傳于朋友圈、搜索引擎首頁。也可以投放于線上門戶網站,比如優酷首頁、淘寶首屏;也可以投放于線下公眾場合的廣告位上,比如某手機廣告投放于地鐵通道、公交車站的站牌、商業中心樓宇的LED大屏上等等。

10)預期效果

每個活動的活動目的確定后,預期效果也應該跟目的相一致,比如達到品牌宣傳、新品售賣、創投融資等等。每一場大型的市場活動,都需要花費一筆市場經費,大家要讓這筆市場經費花得有反饋。

11)成本預估

這部分是大家關注的重點了,每個市場活動都需要一份成本預估。根據會議所需的線下執行費用、推廣渠道費用、各環節禮品費用等作出一份詳細的預算報表,附于該策劃案尾頁。

線下執行預算:線下執行預算包括場地費用、布展費用、實體物料等。場地的預算是根據你發布會規模來,會場銷售會根據主辦方的參會人數做出意見參考,比如,200人的會議就選400平米的宴會廳就行。

布展預算里面涉及舞臺搭建、大屏搭建、燈光舞美、會議宣傳物料(簽到墻、易拉寶)。根據不同的尺寸,會有不同的價格,還取決于你的布展商方案和你要實現什么樣復雜的現場效果。

場內的宣傳物料主要在于放在每個座位的產品手冊、議程表、手提袋。每個會議都有定制的宣傳手提袋,新產品的宣傳手冊,當然,少不了的是整個會議的議程表。對于媒體席位,需要另加放置媒體通稿。

推廣費用:推廣費用就是用于線上線下宣傳的費用,比如把自己的活動宣傳海報掛在某大流量APP的開屏頁面?;褂心愕腦ぴ濟教宸延?,如媒體人員車馬費,專訪記者的專訪費用,會場速記費用、群紅包費用等等。(這里我寫的不是很全,大家可以根據自己的發布會需求和目的具體規劃。)

禮品費用:前期宣傳預熱的小禮品費用,分發給到場嘉賓的伴手禮費用,暖場的小禮品費用,現場工作人員的定制Polo費用,后期宣傳的小禮品費用等等。這里也是一樣的,大家根據自己的活動需求和活動目的具體規劃。

12)緊急預案

會場狀況:會場里的緊急情況一般為搭建延誤、電子設備故障、舞臺故障、停電等。搭建延誤是可以規避的,提前跟酒店銷售做一個良好有序的溝通,有利于后續各個環節的順利進行。

尋找一個靠譜、經驗豐富的布展商可以把舞臺故障、電子設備故障方面的風險降到最低,時間允許的話,可以多彩排幾次。

停電這種事情一般不會發生,如果片區停電,酒店會提前得到通知,再告知主辦方;還有一種停電可能就是人為造成的電路短路,布展商在做搭建時,各項設備的用電指標都跟酒店確認過,所以,布展商這里出錯的概率很低。

所以,大家在使用酒店的墻壁插座時,一定要問問酒店工作人員可不可以用,回復說不能用就別非用不可,很有可能你在場外走廊手機充個電,宴會廳里就全斷電了。

物料狀況:物料狀況一般分為人為原因、社會原因和不可抗力。人為原因就可能有印刷品錯誤,印刷品快遞延誤;社會原因,比如我們這次的物料運輸剛好趕上了大會議,快遞不能進京,所以,這種情況可以先寄到鄰市,再去自提。不可抗力就很常見了,比如臺風天丟件等。

總之,關于物料,一定要提前做,給個緩沖時間,這個緩沖時間就指的是,即使有錯,我們還有時間來得及彌補。

人員狀況:這里涉及人員遲到或缺席,以及突發疾病。關鍵人員的缺席,比如演講嘉賓的缺席,這個需要提前一天溝通?;疃記耙惶?,主辦方就應該主動聯系自己的重要嘉賓,看看他們是否都能在明天準時到場。如果有人不能出席本次活動,應該積極聯系人員替補。

人員的遲到方面,比如某個時間點開場,但是到場人員還不多,那么我們可以把開始時間適當地順延10-15分鐘。

對于突發疾病,最保險地做法是馬上大聲呼叫,告訴在場的人員出現了什么狀況。主辦方及時聯系酒店方,請求酒店人員的幫助,一般的五星級酒店的工作人員都有處理突發疾病的經驗或接受過相關培訓。

不可抗力:如遇不可抗力,請在酒店工作人員的幫助下有序疏散,撤離現場。

二發布會推進

這里建議大家使用Project來做活動推進表,可以具體細化到每個環節的時間點。

這里面我做了73項事件,其實真正落地的事件是遠遠不止這個數字的。光是布展這一個事件,就會有幾十條事件需要一一對接并確認,而這些事件并沒有列入此表中。

1)物料準備

每一場活動,我們會準備定制Polo或T恤衫,印上公司Logo或本次會議的內容,一來方便會場里的參會人員在尋求幫助時辨識人員,二來方便活動宣傳。如果只是小型的沙龍,主辦方工作人員可以穿著本公司的Polo衫或佩戴具有公司屬性的飾物。

這里的物料準備及制作涉及整個活動籌備過程中,靠譜的物料供應商是很重要的。

這里,建議大家羅列一份詳細的物料追蹤表,記錄此活動物料現在處于什么階段(付款、發貨、收貨等),這份表格也有利于做活動后期的物料結算。(文中提及到的所有工具表單,后期小管家會單獨整理成范本格式分享給大家使用。)

電子物料:電子物料包括前期宣傳物料、會場物料及后期宣傳物料。前期宣傳物料包括活動宣傳、邀請函、活動預告、倒計時圖片、預告軟文?;岢∥锪習ㄖ魘泳?、開場視頻、PPT、主持人串詞、嘉賓和媒體的簽到名單,以及貫穿整個會議各環節的音樂包。后期宣傳物料包括自媒體稿件。

實體物料:實體物料主要指遍及會場的所有物料,如控臺流程表、產品手冊、手提袋、議程表、媒體通稿、證件牌、易拉寶、簽到墻、指示水牌、Polo衫、各環節禮品等。

2)酒店溝通

會場溝通:會場溝通主要在于臺形圖的確定。向酒店要到本次宴會廳的平面戶型圖,按照活動的具體搭建細則,確定臺形圖及座次。這部分內容是需要主辦方自己做的,酒店及第三方搭建商均不會做,這一點需要大家明確一下。

做好的臺形圖及時告知酒店,算好總體席位數量,并且宴會廳門口的簽到臺及其他體驗區等設施,也應該包含在考慮范圍內(我這里就不貼了。)

這里需要注意一下,酒店會場銷售與會場臺型圖搭建是兩個人或兩個部門,會場布置桌椅的人員會根據實際情況調整你事前做好的臺形圖,所以主辦方需要提前到達場地,實地查看座次。比如我這次做出的臺形圖如上圖,但實際上發布會的現場席位是有所變化的。

就餐溝通:就餐包括3種,茶歇、自助餐和晚宴,根據自己的會議具體性質確定就餐部分。如果是簡短的會議,時間不超過3小時,可以不安排茶歇;

如果會議時間在3-6小時,可以在中途安排茶歇,便于會場人員交流互動,集中注意力在接下來的活動內容上;

如果是年度總結、頒獎典禮等,建議安排圓桌晚宴?;疃奔淙綣中桓齬ぷ魅?,那么,我們就需要在中午為參會人員準備自助餐了。

3)布展溝通

這個環節是非常重要的,直接影響本次活動是否成功舉辦。從我給常志(我們的布展負責人)講過發布會場地確認之后,關于發布會的細節,我們幾乎是天天在對接,晚上的18:30-19:30是我們的固定電話溝通時間。

大屏溝通:我們的大屏有做分屏操作,也就是我們本次2017新品發布會上大家非常震撼的實時AI大腦攻防秀這段。

為了這短短5分鐘的演示,我們的工作團隊花了不少心血,前前后后大約開了近20次的溝通討論會。每一次會議,大家都會提出更有意思的觀點,技術團隊又來一步一步地實現。

加上影武者實驗室、UED、研發部的配合,經過一遍又一遍的調試和演練,才最終呈現出最后的完美效果。

而在前期,我們需要了解這個屏幕規格怎樣,如何工作,信號輸入輸出是怎么樣的,實時大屏的工作是個什么樣的狀態。關于投屏技術細節,Aida的PM煥章以及前端負責人大雄都在隨時跟布展商對接和跟進。

其實在一開始之前,大家心里都是虛的,生怕網絡帶寬不夠,實時演練會有差錯。10月24號,布展商在自己的庫房里搭建了跟會場同比例的半塊屏幕,幫我們在大屏上顯示Aida,在其回執的視頻中,我們看到,一切順利。

所以,Aida的成功攻防演練不僅僅基于我們強大的技術團隊,也得益于沒有瑕疵的現場展示。

燈光舞美:活動的氣氛渲染依賴于活動現場的燈光舞美,每個環節的燈光亮度等都需要嚴格把控。關于這方面,我們在會場實地調試。下面是根據我們主辦方的要求,經過反復確定修改后的終稿,分享給大家。

三發布會頁面制作

很多小伙伴在這里會有疑問,為什么會把發布會頁面單獨拎出來講,本質上來說,這只是屬于線上宣傳的一個小板塊而已。

對于成熟性的企業,做一次官網的活動推廣其實很容易,比如在官網首頁的首屏banner加上活動宣傳,再加上一個二級頁面,做個活動介紹。

其頁面復雜程度取決于活動規模的大小,比如阿里云棲大會,每年需要召開多次,參會人員上萬,在阿里云的官網上就需要云棲活動的主頁面及許多子頁面;如果是一個小型的對內會議,首頁掛上活動宣傳,做出一個二級頁面介紹該次活動即可。

那么本次我們的新品發布會,其實還涉及到官網更新的事情。

我們的2.0版本官網更新于2017年4月17日,本次發布會之前,我們需要更新3.0版本,實現大面積的換裝。這也就是我在初次做發布會整體框架時,把這一欄目單獨拿出來的原因。

所以,各位小伙伴在做對公司比較重要的市場活動時,可以在公司官網上予以體現,還有其他自家對外展示的窗口平臺。

四發布會當天

1)彩排環節

彩排時,各個環節要一一確定細節,不要走馬觀花,有什么問題在活動前解決掉。整個彩排要做到貫穿環節始終,從暖場——開場——演講——切換——結束,如果時間允許,每一個環節都彩排到細節;如果時間不允許,就撿最重要、最沒有把握的地方做。

時間節點:節點就是某時某刻誰要做什么,一定要明確細則,比如圓桌會議需要搬桌椅,需要明確到誰(姓名)、什么時候(臺上進行到哪一步或主持人講到哪一句)、搬桌椅(東西從哪兒搬到哪兒)。

還有就是什么時候放什么音樂,什么時候誰上場等等,都要做到明確細則。所以,在這里,我們需要制作一份詳細的人力安排表。

PPT調試:活動現場一般都是像電影院里的超寬屏,一般都是不規則比例,跟我們平時接觸到的16:9相差甚遠。所以,我們的PPT需要在彩排時就要調整圖文,達到跟大屏適配。

2)活動舉辦

前期的工作做得很好的話,活動進行中就會輕松很多。每個發布會負責人的心里,一定要對本次發布會的所有流程了如指掌,對所有現場工作人員的職責了然于心,才能做到有條不紊、調動有度。

簽到暖?。呵┑醬ι枇⒚教邇┑膠圖偽鑾┑交褂蠽IP簽到。

媒體簽到:我們使用的簽到后臺短信系統,向每一位特邀媒體人員發送媒體驗證碼,通過媒體驗證碼進行身份識別。進入微信簽到系統的參會嘉賓,還可以通過自己的簽到界面進入游戲環節。

活動開?。夯疃∈?,場地燈光變暗,有一個語音提示,告訴在場的嘉賓關閉手機或調入靜音模式。

接著就是開場視頻,此視頻高度概括了我們的會議主旨,講述公司理念,突出表現“安全計算未來”的活動主題。

活動中:現場的主要工作人員全部配備布展商提供的對講機設備,方便實時通訊,傳遞訊息。

活動結束:主持人上場宣布活動結束,念完結束語,散場音樂起,參會人員離場。主辦方需要在參會人員離場后,做好會場清場工作,回收剩余物料,做好工作交接。

3)酒店對接

會場交接:給酒店的銷售人員做好會場交接,主要是酒店的硬件設施方面,比如桌椅、水晶燈、壁燈等,一般都沒有什么問題的。

款項結算:許多費用需要主辦方當天結算,這個需要事前問一下酒店的尾款事宜。

4)媒體對接

媒體專訪:相關負責人員帶領專訪媒體人員去之前預定的會議室參加專訪環節。

速記對接:會議結束后,告訴速記人員,在第二天交付稿件。因為后期的傳播有很多內容需要依托速記。

五發布會后期

1)各方對接

合作伙伴對接:把活動現場相關的照片、速記等同步給本次大會的合作伙伴,如第三方演講嘉賓、圓桌嘉賓等。

媒體發稿對接:這里最主要是宣傳稿件及專訪內容了。

2)活動復盤

物料清點:回收的會場物料需要進行清點盤算。

費用結算:參考之前的活動預算表,做出本次會議的活動結算。

活動盤查:這里主要是涉及參會人員,看看本次活動到場人員有哪些,

到場人數多少,人員分部如何,參會人員對本次活動的反饋如何。

經驗總結:回顧整場發布會始終,發掘整場活動策劃的優點和不足,做好經驗總結,給下次活動做參考。

六寫在最后

第一,臺上一分鐘,臺下十年功。

第二,計劃是永遠趕不上變化的,要實時隨機應變,處理各種突如其來的變化。

第三,跟靠譜的團隊,做靠譜的事情,挺有意思。

通過此次實操案例的分享,相信對很多從事市場公關的朋友們有所啟發,尤其是可能最近自家就要辦發布會或公關類的活動。無論是親自策劃還是交給活動管家這種專業活動管理公司來策劃布展和落地執行。都需要甲方的人跟進和配合支持。一場活動從籌備到結束,參與者肯定都是身心疲憊,多少個熬夜加班。得經過半個月才能恢復到之前的工作狀態。

做活動,有難度的不在于實體物料的準備,而在虛擬物料環節。

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